Η αποτελεσματική εργασία της εταιρείας είναι η αξία του συνόλου της ομάδας εργασίας. Αν σε έναν τέτοιο οργανισμό ο κάθε εργαζόμενος αντιμετωπίσει τα καθήκοντα και ταυτόχρονα μπορεί να αναλάβει το έργο ενός ανώτερου ηγέτη, η επιτυχία είναι προφανής. Ας προσπαθήσουμε να μάθουμε ποιες είναι οι αρχές της εξουσιοδότησης και ποια είναι η εξουσιοδότηση στη διαχείριση του χρόνου .
Τι είναι η εξουσιοδότηση;
Ούτε κάθε ηγέτης ξέρει ποια είναι η αντιπροσωπεία. Ως εξουσιοδότηση νοείται η διαδικασία μεταφοράς ορισμένων λειτουργιών του διαχειριστή σε άλλους διευθυντές ή υπαλλήλους προκειμένου να εκπληρωθούν ορισμένα καθήκοντα του οργανισμού. Χρησιμοποιείται τόσο για τη βελτίωση και τη βελτιστοποίηση του εργατικού δυναμικού του διαχειριστή. Είναι συνηθισμένο να εντοπίζονται οι αντίθετες έννοιες της διαδικασίας με ποια αρχή μπορεί να μεταβιβαστεί. Αυτή είναι μια κλασική έννοια, καθώς και η έννοια της αποδοχής της εξουσίας.
Ψυχολογία της εξουσιοδότησης
Στις επιχειρήσεις και τους οργανισμούς, η εξουσιοδότηση είναι η διαδικασία μεταφοράς των επικεφαλής μέρους του έργου τους σε άλλους. Η εξουσιοδότηση αυτή είναι ψυχολογικά δικαιολογημένη εάν:
- Ο διαχειριστής είναι υπερχειλισμένος και δεν μπορεί να λύσει το πρόβλημα μόνος του.
- Μέσω της μεταφοράς εργασίας στους εργαζόμενους, ο διαχειριστής θα έχει περισσότερο χρόνο για να λύσει πολύ σημαντικά ζητήματα που μπορεί να επιλυθεί μόνο από αυτόν.
- Οι υπάλληλοι μειωμένης τάξης έχουν αναπτύξει διαχειριστική ετοιμότητα και υπάρχει ανάγκη συμμετοχής τους στην προετοιμασία και έγκριση σημαντικών διαχειριστικών αποφάσεων.
Ωστόσο, μερικές φορές κατά τη διαδικασία της ανάθεσης επιτρέπονται τα ακόλουθα σφάλματα:
- Αντιπροσωπεία εξουσίας χωρίς να αναθέτει συγκεκριμένες ευθύνες στους εργαζομένους.
- Η διαδικασία μεταφοράς μέρους του έργου αντιβαίνει στα καθήκοντα των εργαζομένων.
- Αντιπροσωπεία ευθύνης χωρίς εξουσία.
Πώς είναι διαφορετική η εξουσιοδότηση από τη ρύθμιση των εργασιών;
Συχνά, οι διαχειριστές υιοθετούν τέτοιες έννοιες ως εξουσιοδότηση και δήλωση καθηκόντων για το ίδιο πράγμα, αν και στην πραγματικότητα αυτές οι δύο λειτουργίες διαφέρουν μεταξύ τους. Έτσι, η ουσία της αντιπροσωπείας έγκειται στη διαδικασία μεταφοράς κάποιου μέρους του έργου από τον ηγέτη στους υφισταμένους. Όσον αφορά τη διατύπωση των καθηκόντων, εδώ μιλάμε για τις απαραίτητες θέσεις εργασίας που σχετίζονται με τα επίσημα καθήκοντα του υπαλλήλου.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα της εξουσιοδότησης
Πριν από την υποβολή της εργασίας σας σε υποκείμενο, είναι σημαντικό να σκεφτείτε τις συνέπειες, αφού η εξουσιοδότηση έχει τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά της. Προφανώς, παρακινεί τους υπαλλήλους να εργάζονται ακόμη πιο παραγωγικά και να επιδιώκουν την ανάπτυξη σταδιοδρομίας. Επιπλέον, η ανάθεση στη διοίκηση είναι οικονομικά πολύ κερδοφόρα για την επιχείρηση. Ωστόσο, ταυτόχρονα, οι διαχειριστές πρέπει να κατανοήσουν ότι, μεταφέροντας το έργο τους στους υφισταμένους τους, κινδυνεύουν να υποχωρήσουν και να φέρουν την ευθύνη γι 'αυτό στην ανώτερη διοίκηση.
Πλεονεκτήματα της αντιπροσωπείας
Υπάρχουν τέτοια πλεονεκτήματα της εξουσιοδότησης:
- Η διαδικασία μεταφοράς εργασίας σε υφισταμένους είναι μια αποτελεσματική μέθοδος κινήτρων. Έτσι, εάν ο διαχειριστής μεταφέρει το έργο του σε έναν υφιστάμενο, αυξάνοντας έτσι την ευθύνη του και αυξάνοντας την παραγωγικότητα.
- Αυτή η διαδικασία είναι ένας πολύ καλός τρόπος για τη βελτίωση των προσόντων των εργαζομένων. Αν κάποιος κάνει μια νέα δουλειά γι 'αυτόν, θα τον τονώσει για να κυριαρχήσει μια άγνωστη σφαίρα δραστηριότητας και στο μέλλον να χρησιμοποιήσει τις αποκτηθείσες γνώσεις και εμπειρίες.
- Η ανάθεση εξουσίας αποτελεί τεράστιο κίνητρο για τη δουλειά των υφισταμένων που αισθάνονται ότι είναι κυρίαρχοι σε ορισμένους τομείς εργασίας. Με την πάροδο του χρόνου, συνηθίζει στην ανεξαρτησία και προετοιμάζει τους ανθρώπους να μετακινούνται σε υψηλές θέσεις.
- Η διαδικασία μεταφοράς εργασίας σε υφισταμένους εξοικονομεί κεφάλαια της εταιρείας.
- Η αντιπροσωπεία είναι ένας εξαιρετικός τρόπος επιτάχυνσης ορισμένων διαδικασιών. Ο διαχειριστής δεν μπορεί και δεν πρέπει να καταλάβει τα πάντα. Είναι σκόπιμο να μεταφερθούν τέτοιες εργασίες σε υφισταμένους.
- Αυτή η διαδικασία είναι μια εξαιρετική ευκαιρία να επικεντρωθούμε σε πιο σημαντικά και πολύπλοκα καθήκοντα. Επομένως, όταν ο διευθυντής μετατοπίζει την εργασία ρουτίνας στους υφισταμένους του, έτσι ελευθερώνει χρόνο για την επίλυση σημαντικών ζητημάτων και την υλοποίηση έργων προτεραιότητας.
Μειονεκτήματα της εξουσιοδότησης
Μια τέτοια διαδικασία ως ανάθεση εξουσίας σε έναν οργανισμό έχει τα ακόλουθα μειονεκτήματα:
- Κατά τη μεταφορά των καθηκόντων τους στους υπαλλήλους, ο διαχειριστής δεν μπορεί να είναι σίγουρος για την ορθή ποιότητα της υλοποίησης. Για το λόγο αυτό, το κύριο καθήκον εδώ θα είναι η επιλογή ενός αρμόδιου ειδικού σε αυτό το θέμα.
- Η πιθανότητα ότι ένας υπάλληλος ενδέχεται να μην είναι σε θέση να αντιμετωπίσει τα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί. Κατά τον καθορισμό προθεσμιών, είναι σημαντικό να αφήσετε λίγες μέρες για πιθανή ανωτέρα βία.
- Η ευθύνη για την εκτελεσθείσα ή μη εκπληρωμένη εργασία σε κάθε περίπτωση θα βαρύνει τον διαχειριστή. Αν και ορισμένο μέρος της ευθύνης ανατίθεται στον υπάλληλο, ο διευθυντής και όχι ο υφισταμένος, θα πρέπει να αναφέρουν ότι η εργασία δεν ολοκληρώθηκε εγκαίρως.
- Η πιθανότητα ότι ο υποκείμενος θα εκτελέσει το καθήκον που τίθεται είναι καλύτερο από τον αρχηγό.
Εξουσιοδότηση για τη διοίκηση
Οι στόχοι της είναι η εξουσιοδοτημένη αρχή στις εργασίες του διευθυντή:
- Η αποδέσμευση του χρόνου για την επίλυση προβλημάτων στα οποία είναι πιο δύσκολη η καθόλου δεν μπορεί να αντικατασταθεί.
- Αύξηση των κινήτρων για εκείνους στους οποίους έχει εκχωρηθεί εξουσιοδότηση.
- Αυξήστε την εμπιστοσύνη στην ομάδα εργασίας.
- Ελέγξτε τους υφισταμένους για την εργασία.
Στις θεωρίες της δημοκρατικής διακυβέρνησης, αντιπροσωπεία σημαίνει ότι κάθε άτομο έχει τη δύναμη της γέννησης ή σύμφωνα με τα πολιτικά δικαιώματα. Οι πολίτες μπορούν να μεταβιβάσουν αυτές τις εξουσίες στην εκλογική διαδικασία προκειμένου να εκπληρώσουν συγκεκριμένα καθήκοντα που απαιτούν εξειδίκευση και ικανότητες, συμπεριλαμβανομένων δεξιοτήτων διαχείρισης.
Στόχοι των αντιπροσωπειών
Διαχωρίζω τέτοιους στόχους της εξουσιοδότησης:
- Αυξήστε την αποτελεσματικότητα των υφισταμένων.
- Μειώστε το φορτίο των διαχειριστών, απαλλάξτε τους από τον κύκλο εργασιών και δημιουργήστε τις πιο αποδεκτές συνθήκες για την επίλυση τόσο των στρατηγικών όσο και των μελλοντικών καθηκόντων διαχείρισης. Σε αυτή την περίπτωση, η ανάθεση μάχεται με τον κύκλο εργασιών.
- Εκπαιδεύστε μελλοντικούς υπαλλήλους και στο μέλλον να δημιουργήσετε ένα αποθεματικό προσωπικού.
- Αυξήστε την εμπλοκή και τη δέσμευση των εργαζομένων. Η αντιπροσωπεία μπορεί να θεωρηθεί ως ιδιαίτερη εμπιστοσύνη και ταυτόχρονα να αποτελέσει μέσο ηθικής ενθάρρυνσης.
Κανόνες για την ανάθεση εξουσίας
Υπάρχουν τέτοιοι κανόνες εξουσιοδότησης:
- Οι ίδιες δυνάμεις πρέπει να μεταφέρονται μόνο για το καλό της αιτίας και όχι για το κύρος.
- Η εξουσιοδότηση πρέπει να χρησιμοποιείται ως εργαλείο για την ενίσχυση της αυτοπεποίθησης των εργαζομένων.
- Οι αντιπρόσωποι χρειάζονται την υποστήριξη του διαχειριστή. Για αυτό πρέπει να είστε έτοιμοι.
- Είναι σημαντικό να εξεταστεί η πιθανότητα να γίνουν εσφαλμένες και όχι οι πιο ακριβείς αποφάσεις. Ταυτόχρονα, υπάρχουν καθήκοντα, η λύση των οποίων πρέπει να είναι άψογη. Τα καθήκοντα αυτά δεν χρειάζεται να μεταβιβαστούν σε υποκείμενο.
- Τα διαπιστευτήρια και οι λειτουργίες πρέπει να μεταφέρονται απευθείας στο πρόσωπο που θα εκτελέσει την εργασία.
- Η κριτική πρέπει να εκφράζεται προσεκτικά. Είναι απαραίτητο να κατανοήσουμε την κατάσταση και να ζητήσουμε εξηγήσεις για ποιο λόγο συνέβη αυτό ή το λάθος.
- Ο διαχειριστής πρέπει να αναλάβει την ευθύνη για όλες τις αποφάσεις.
Τύποι εξουσιοδότησης
Μια τέτοια διαδικασία ως ανάθεση στη διοίκηση διαιρείται σε δύο κύριους τύπους:
- Η ανάθεση εξουσίας χωρίς μεταβίβαση αρμοδιοτήτων είναι μια τέτοια διαδικασία μεταφοράς εργαζομένων σε καθήκοντα, η ευθύνη των οποίων παραμένει με τον διαχειριστή. Έτσι, ο υποκείμενος εκτελεί το καθήκον που έχει ανατεθεί, αναφέρει στον διαχειριστή και αναφέρει στον προϊστάμενό του
- Η εξουσιοδότηση και η ευθύνη είναι η διαδικασία μεταφοράς όχι μόνο των καθηκόντων στον υπάλληλο αλλά και της ευθύνης για την εφαρμογή τους πριν από την ανώτερη διοίκηση.
Αντίστροφη μεταβίβαση
Μερικές φορές τα προβλήματα της ανάθεσης εξουσίας κάνουν τον διευθυντή να σκεφτεί την ανάγκη να μεταφερθεί η εργασία στους υφισταμένους του. Ειδικά όταν ο ηγέτης αντιμετωπίζει αντίστροφη εκχώρηση. Ως αντίστροφη μεταβίβαση νοείται μια τέτοια κατάσταση, όταν οι υπάλληλοι επιστρέφουν την αποστολή που ανατίθεται στον διαχειριστή. Μεταξύ των λόγων αυτής της διαδικασίας:
- Οι υφιστάμενοι δεν θέλουν να πάρουν τις πιθανότητες.
- Η ανασφάλεια των εξαρτώμενων με τη δική τους δύναμη.
- Ο υφισταμένος δεν έχει τις απαραίτητες πληροφορίες και ευκαιρίες να αντιμετωπίσει επιτυχώς τις εργασίες.
- Ο διαχειριστής δεν μπορεί να αρνηθεί να απαντήσει σε αιτήματα για βοήθεια.
Βιβλία σχετικά με την εξουσιοδότηση
Μην κάνετε ενοχλητικά λάθη κατά τη διαδικασία μεταφοράς εργασίας από τον διευθυντή στον υφιστάμενο θα βοηθήσει τα βιβλία για την ανάθεση:
- "Διευθυντής ενός λεπτού και πιθήκους" Kenneth Blanchard . Το βιβλίο μιλάει για έναν ανήσυχο διευθυντή, ο οποίος δεν μπορούσε να αντιμετωπίσει το έργο του. Μόνο όταν ένας άνθρωπος έμαθε να ελέγχει πιθήκους καταλάβαινε πού έκανε λάθη στο έργο του.
- "Πώς να εκχωρήσετε εξουσιοδότηση. 50 μαθήματα σε αυτοκόλλητα »Sergey Potapov . Ένας γνωστός επιχειρηματικός προπονητής στο βιβλίο του μιλά για πρακτικά κόλπα σε μια τόσο απλή διαδικασία ανάθεσης.
- "Αντιπροσωπεία της αρχής" Richard Luke . Το βιβλίο θα σας πει γιατί είναι σημαντικό για κάθε ηγέτη να μεταβιβάσει τις εξουσίες του, σε ποια στάδια η διαδικασία αποτελείται και πώς να λύσει τα κύρια προβλήματα.