Όλοι κάνουμε λάθη και μερικές φορές αναγκάζαμε να ζητήσουμε συγχώρεση από τους άλλους για τη χαλασμένη σχέση. Έτσι η επιστολή-απολογία είναι ένα από τα σύνθετα είδη γραμμάτων. Εξάλλου, σε αυτή την επιστολή, ο συγγραφέας συχνά αγγίζει την τύλγησή του (και μερικές φορές δεν υπάρχει καμία επιθυμία να ζητήσετε συγγνώμη, και στην επαγγελματική αλληλογραφία συμβαίνει ότι πρέπει επίσης να ζητήσετε συγγνώμη όχι απαραίτητα για τα δικά σας λάθη).
Για να ζητήσετε συγχώρεση είναι απαραίτητη. Εξάλλου, η ικανότητα να αναγνωρίζεις λάθος, τα λάθη τους και η ετοιμότητά τους να τα διορθώνουν ταυτόχρονα είναι ένα σημαντικό στοιχείο της εικόνας κάθε οργανισμού. Οι γραπτές συγγνώμες φέρνουν τον κύριο στόχο ως συγγνώμη, διατηρώντας συγχρόνως το πρόσωπο της εταιρείας και αποκαθιστώντας τις αλλοιωμένες σχέσεις. Επιπλέον, είναι σημαντικό να μειωθεί το πιθανό περιστατικό σύγκρουσης, ελαχιστοποιώντας παράλληλα τις αρνητικές συνέπειες του σφάλματος. Τα γράμματα αιτιολόγησης αποστέλλονται στις ακόλουθες περιπτώσεις:
- Λανθασμένη συμπεριφορά από μέρους σας σε υπαλλήλους άλλου οργανισμού (ανεξάρτητα από τη βασική αιτία της απάνθρωπης συμπεριφοράς).
- Σε περίπτωση που δεν εκπληρώσατε τις συμβατικές υποχρεώσεις σας (επίσης ανεξάρτητα από τον λόγο).
- Λανθασμένη συμπεριφορά των υπαλλήλων σας, η οποία έγινε κάποιο είδος δημόσιου τομέα.
- Σε περίπτωση ανωτέρας βίας.
Πώς να γράψετε μια επιστολή συγνώμης;
Οι γραπτές συγνώμες έχουν μια δομή που δεν φέρει καμία ιδιαίτερη διαφορά από τη δομή μιας κανονικής επιχειρησιακής επιστολής, αλλά το θέμα θα είναι η καλύτερη επιλογή αν κάνετε το θέμα του γράμματος ουδέτερο, μη εστιάζοντας στο γεγονός ότι αυτή η επιστολή είναι συγγνώμη. Αφήστε την επιστολή να υπογραφεί από τον ανώτερο διευθυντή της εταιρείας. Πρέπει να δημιουργηθεί η εντύπωση ότι ο διαχειριστής έχει επίγνωση της σημασίας του εσφαλμένου προβλήματος και, με μεγάλη λύπη για το τι συνέβη, είναι έτοιμος να ζητήσει συγχώρεση από τον τραυματισμένο. Το κείμενο μιας συγγνώμης επηρεάζει την αποκατάσταση της επαγγελματικής φήμης της εταιρείας ή του υπαλλήλου σας.
Ανάλογα με τη μορφή, το κείμενο χωρίζεται σε: το εισαγωγικό μέρος, το κύριο μέρος και το συμπέρασμα. Η συγγνώμη γίνεται μόνο μία φορά στο εισαγωγικό μέρος της επιστολής. Η δεύτερη παράγραφος είναι το κύριο μέρος. Είναι απαραίτητο να εξηγήσουμε το λόγο για το τι συνέβη. Αποφύγετε τις φράσεις "μικρό πρόβλημα", μια μικρή καθυστέρηση, "κλπ. Η τρίτη παράγραφο είναι μια έκφραση θλίψης, λύπη. Το συμπέρασμα πρέπει να εκφράσει την ελπίδα ότι μια τέτοια περίπτωση θα συμβεί ξανά.
Μην ξεχνάτε ότι αν κάνετε τα πάντα σωστά, αντί για ένα δυσαρεστημένο υπάλληλο άλλης εταιρείας ή πελάτη, πάρτε μερικά μόνιμα.