Συχνά η οργάνωση του χρόνου εργασίας καθορίζει την παραγωγικότητα της δουλειάς σας. Αν δεν έχετε χρόνο, ίσως το πρόβλημα δεν είναι ότι εργάζεστε αργά, αλλά ότι δεν ορίζετε σωστά τις προτεραιότητες.
Αρχές οργάνωσης του ωραρίου εργασίας
Καταρχήν, η σωστή οργάνωση του χρόνου είναι η δυνατότητα να διακρίνουμε τα επείγοντα περιστατικά από μη επείγοντα και σημαντικά από ασήμαντα. Βασίζεται στα τέσσερα αυτά κριτήρια και είναι απαραίτητο να κατασκευαστεί μια εργάσιμη ημέρα. Η βέλτιστη επιλογή είναι η εξής:
- Πρώτα απ 'όλα, πρέπει να εκπληρώσετε όλα τα επείγοντα και σημαντικά θέματα, κάτι που δεν περιμένει έγκαιρα.
- Στη δεύτερη σειρά, βάλτε όλα τα επείγοντα πράγματα, αλλά δεν είναι σημαντικά. Παρόλο που στην ιεραρχία σημαντικών είναι σε χαμηλή θέση, εάν τους χαρακτηρίσετε ως επείγοντα, τότε πρέπει να φτάσετε ακόμη και μαζί τους όσο το δυνατόν γρηγορότερα.
- Στην τρίτη θέση - σημαντικά, αλλά όχι επείγοντα θέματα. Δεν πρέπει να αφεθούν στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, καθώς αυτή τη φορά, κατά κανόνα, η προσοχή έχει ήδη αποδυναμωθεί και η πιθανότητα να γίνει ένα λάθος είναι υψηλή.
- Στην τελευταία, τέταρτη θέση - ασήμαντες και μη επείγουσες περιπτώσεις. Συνήθως, περιλαμβάνουν διάφορα είδη εφαρμοσμένης εργασίας: αποσυναρμολόγηση των εγγράφων, αποσύνθεση φακέλων κ.λπ. Μπορούν να γίνουν στο τέλος της εργάσιμης ημέρας, όταν δεν υπάρχει ενέργεια για εργασία.
Παρεμπιπτόντως, η οργάνωση του προσωπικού χρόνου μπορεί να βασιστεί πλήρως στις ίδιες αρχές - έτσι θα διαχειριστείτε πάντα το επείγον και μην κολλήσετε στα μικρά πράγματα.
Οργάνωση του χώρου
Η οργάνωση του χρόνου και του χώρου είναι ένας σημαντικός παράγοντας για την αποτελεσματική εργασία. Πριν ξεκινήσετε την εργάσιμη ημέρα, βεβαιωθείτε ότι διαθέτετε ελεύθερο χώρο και διαθεσιμότητα όλων των εγγράφων και αντικειμένων του γραφείου που χρειάζεστε για εργασία. Θα εξοικονομήσετε χρόνο, αν δεν το ξοδέψετε στην εύρεση των σωστών αντικειμένων για την ημέρα. Είναι πολύ πιο αποτελεσματικό να δώσουμε αυτές τις ερωτήσεις 5 λεπτά στην αρχή της ημέρας.